Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie

Biuletyn Informacji Publicznej
Czcionka domyślna Czcionka średnia Czcionka duża Zmień kontrast
Wyszukiwarka treści


Ewidencje, Rejestry, Archiwa


W celu przejrzystej ewidencji pism i dokumentacji sądowej prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
• repertoria,
• wykazy,
• kartoteki /zbiory kart/
• zbiory wokand
• księgi pomocnicze
Rejestry, ewidencje oraz wykazy prowadzone są w oparciu o zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 12.12.2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS.03.5.22 z późn. zm.). Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.
Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze prowadzi się systemem roczników z numeracją od początku roku. Sprawy nie podlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.
Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego.
W postępowaniu wykonawczym określone czynności sądu ewidencjonowane są na kartach zakładanych dla poszczególnych osób, wobec których – zgodnie z treścią orzeczenia – czynności te podlegają wykonaniu. Zbiór założonych kart stanowi kartotekę.
Do ksiąg pomocniczych zalicza się prowadzone przez sekretariaty sądowe kontrolki:
• wysłanych akt,
• terminowego sporządzania uzasadnień i załatwiania środków odwoławczych,
• spraw zagrożonych przedawnieniem,
• depozytów, tj. księgę przechowywanych przedmiotów, do której wpisuje się przedmioty oddane na przechowanie, a których nie można dołączyć do akt sprawy.
Ewidencja spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzona jest w systemie bezdziennikowym – rejestrowym, opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt i zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Sprawy rejestruje się w „spisie spraw”. Każdemu „spisowi spraw” odpowiada odrębna „teczka aktowa”, w której znajdują się akta spraw ostatecznie załatwionych. Teczki aktowe przechowuje się we właściwych komórkach przez okres dwóch lat, a następnie przekazuje się do archiwum
Zasady rejestrowania pism i dokumentacji w sprawach informacji niejawnych regulują odrębne przepisy.
W Sądzie Rejonowym  Lublin-Zachód w Lublinie funkcjonuje Archiwum Zakładowe dla dokumentacji archiwalnej i nie archiwalnej tworzonej przez komórki organizacyjne Sądu. Archiwum działa w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5.03.2004 r.
w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz. U. Nr 46, poz.443) i zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30.12.1985 r. — w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz. Urz. MS. nr 8, poz. 55).
Udostępnienie stronie akt do przejrzenia może nastąpić po udokumentowaniu przez nią tożsamości. O udostępnieniu akt sądowych innym osobom nie mającym uprawnień procesowych i o zakresie wykorzystania przez nie tych akt decyduje przewodniczący wydziału lub prezes sądu.


Dokument wpisał: Grzegorz Chara
Dokument wytworzył: Arkadiusz Opoka
Data wytworzenia informacji: 2009-08-03
Data udostępnienia informacji: 2009-07-28